Datenschutzerklärung

Wir informieren Sie nachfolgend darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange wir sie speichern.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

SAAN Future LLC 1209 Mountain Road Pl NE, Ste N Albuquerque, NM 87110 Bernalillo County, New Mexico, USA E-Mail: office@saanfuture.com

EU-Vertreter gemäß Art. 27 DSGVO

Da wir uns als außereuropäisches Unternehmen mit unseren Leistungen an Unternehmen in der Europäischen Union richten, haben wir gemäß Art. 27 DSGVO einen Vertreter in der EU benannt:

Sabine Senft Österreich E-Mail: sabine@saanfuture.com

Sie können sich bezüglich sämtlicher Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dieser Website sowohl an uns als auch an unseren EU-Vertreter wenden.

Allgemeine Hinweise

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Nutzungsverhalten.

Rechtsgrundlagen

Soweit nicht anders angegeben, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
• Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Soweit durch Cookies oder vergleichbare Technologien Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies zusätzlich nach § 25 TTDSG. Für technisch nicht erforderliche Technologien holen wir zuvor Ihre Einwilligung ein.

Bereitstellung der Website und Hosting

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hostinganbieter technisch notwendige Daten, damit die Website ausgeliefert und ihre Sicherheit gewährleistet werden kann.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem und Endgerät sowie Internet-Service-Provider.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung der Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir nutzen für Domain- und/oder Hosting-Leistungen:

• United Domains AG, Gautinger Straße 10, Starnberg, Deutschland
• HOSTINGER operations, UAB, Švitrigailos str. 34, Vilnius 03230, Litauen

Server-Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Gewährleistung der Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist. Eine über unsere eigene Serverkonfiguration hinausgehende Aufbewahrung durch unsere Hosting- bzw. Infrastrukturanbieter richtet sich nach deren eigenen Angaben.

Supabase (Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher)

Für die Datenbank, die Anmeldung an unserem Kunden- bzw. Verwaltungsbereich und die Speicherung hochgeladener Dateien setzen wir Supabase ein. Supabase verarbeitet dabei insbesondere die in dieser Erklärung beschriebenen Konto-, Kommunikations- und Wissensdaten in unserem Auftrag.

Die genaue Verarbeitungsregion innerhalb der von Supabase angebotenen Infrastruktur ist für uns nicht in jedem Fall eindeutig feststellbar. Möglicherweise damit verbundene Datenübermittlungen in Drittländer sind im Abschnitt „Internationale Datenübermittlungen“ beschrieben.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Kontaktformular oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Je nach Art der Anfrage verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalte sowie gegebenenfalls weitere freiwillig mitgeteilte Angaben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage hierauf gerichtet ist. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nicht erfolgreiche, insbesondere unbeantwortet gebliebene Kontakt- und Interessentenanfragen löschen wir grundsätzlich 90 Tage nach Eingang, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Führt eine Anfrage zu einem tatsächlichen Auftrag, gelten für die daraus entstehenden Geschäftsunterlagen die im Abschnitt „Speicherdauer“ beschriebenen Regeln.

E-Mail-Marketing

Aktuell versenden wir keinen Newsletter und betreiben keine E-Mail-Marketing-Automatisierung. Sollten wir künftig einen solchen Dienst einführen, werden wir diese Erklärung entsprechend ergänzen und, soweit erforderlich, vorab Ihre Einwilligung einholen.

Digitaler Mitarbeiter und KI-Funktionen

Auf teilnehmenden Websites bieten wir einen „digitalen Mitarbeiter“ an: ein Chat-Fenster, über das Besucherinnen und Besucher Fragen stellen können und automatisiert, mithilfe Künstlicher Intelligenz erzeugte Antworten erhalten.

Dabei verarbeiten wir Ihre eingegebene Nachricht sowie den bisherigen Verlauf der Unterhaltung, um eine passende Antwort zu erzeugen. Für die Erzeugung der Antworten sowie die Aufbereitung unserer Wissensbasis (siehe unten) setzen wir OpenAI ein. An OpenAI übermittelt werden dabei insbesondere Ihr Nachrichtentext sowie die zur Beantwortung herangezogenen Wissensinhalte des jeweiligen Unternehmens.

Ob und in welchem Umfang OpenAI übermittelte Inhalte darüber hinaus speichert oder zu eigenen Zwecken (z. B. Modelltraining) verwendet, richtet sich nach den jeweils geltenden Nutzungs- und Vertragsbedingungen von OpenAI und wird von uns technisch nicht zusätzlich beeinflusst.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer automatisierten, jederzeit verfügbaren Beantwortung von Kundenanfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw., soweit die Kommunikation auf einen Vertragsschluss gerichtet ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wissensdaten und Kundendokumente

Damit der digitale Mitarbeiter eines Unternehmens fundierte Antworten geben kann, verarbeiten wir eine unternehmensspezifische Wissensbasis. Diese kann aus von unseren B2B-Kunden hochgeladenen Dokumenten sowie aus dem öffentlich zugänglichen Inhalt der eigenen Website des jeweiligen Unternehmens bestehen.

Enthalten hochgeladene Dokumente oder die eingelesenen Website-Inhalte personenbezogene Daten (z. B. Namen oder Kontaktdaten auf einer Über-uns- oder Kontaktseite), werden diese im Rahmen der automatisierten Aufbereitung technisch mitverarbeitet, wenn sie für die Beantwortung von Kundenfragen relevant erscheinen. Die Aufbereitung und Erzeugung der zugehörigen Vektor-Einbettungen (Embeddings) erfolgt über OpenAI.

Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag des jeweiligen Unternehmens (siehe „Auftragsverarbeitung für unsere B2B-Kunden“). Solange ein Unternehmen den digitalen Mitarbeiter aktiv nutzt, bleibt das dafür notwendige Wissen gespeichert.

Chat-Speicherung

Wir speichern den Verlauf einer Unterhaltung (Ihre Nachrichten und die Antworten des digitalen Mitarbeiters) sowie technische Begleitdaten wie Zeitstempel und die Zuordnung zum jeweiligen Unternehmen und Chat-Widget.

Reguläre Chat-Unterhaltungen löschen wir grundsätzlich 24 Stunden nach der letzten Nachricht der jeweiligen Unterhaltung automatisch. Eine noch laufende, aktive Unterhaltung wird dabei nicht erfasst, da sich der maßgebliche Zeitpunkt mit jeder neuen Nachricht erneuert.

Ihre IP-Adresse verarbeiten wir im Zusammenhang mit dem Chat ausschließlich kurzfristig zur technischen Absicherung gegen Missbrauch (Ratenbegrenzung) und speichern sie hierfür nicht dauerhaft in unserer Datenbank.

Sprachausgabe (Voice)

Für einzelne digitale Mitarbeiter kann zusätzlich eine gesprochene Sprachausgabe aktiviert sein. Dabei wird ausschließlich der bereits von OpenAI erzeugte Antworttext zur Umwandlung in Sprache an ElevenLabs oder, je nach Konfiguration, an einen entsprechenden Sprachdienst von OpenAI übermittelt.

Eine Aufnahme Ihrer eigenen Stimme findet nicht statt: Ihre Eingabe erfolgt stets als Text; die Sprachausgabe ist eine reine Vorlesefunktion der bereits erzeugten Antwort.

Demo-Kunden

Interessentinnen und Interessenten können eine persönliche, zeitlich befristete Demo ihres digitalen Mitarbeiters erhalten. Dabei kann auf Wunsch die öffentlich zugängliche eigene Website des Interessenten automatisiert eingelesen werden, um die Demo mit unternehmensspezifischem Wissen zu befüllen (siehe „Wissensdaten und Kundendokumente“).

Eine Demo ist grundsätzlich 7 Tage ab ihrer Freigabe aktiv. Wird eine Demo nicht in ein reguläres, kostenpflichtiges Kundenverhältnis überführt, löschen wir die zugehörigen Daten grundsätzlich 30 Tage nach Ablauf der Demo, einschließlich der dafür angelegten Wissensdaten und hochgeladener bzw. eingelesener Inhalte.

FunnelCockpit

Für einzelne Anfrageformulare (z. B. für persönliche Demo-Anfragen) nutzen wir den eingebetteten Formular-Dienst FunnelCockpit, Just Viral GmbH & Co. KG, Reinholdstraße 5, 21073 Hamburg.

Das Formular wird direkt von FunnelCockpit in die betreffende Seite eingebettet. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden dabei unmittelbar von Ihrem Browser an FunnelCockpit übertragen, ohne zuvor über unsere eigenen Server zu laufen. Wir selbst erhalten die Formulardaten nur, soweit uns FunnelCockpit diese im Anschluss zur Verfügung stellt bzw. weiterleitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. b DSGVO.

Dieser Abschnitt beschreibt den Formular-Dienst FunnelCockpit gesondert, da dessen weiterer Einsatz derzeit geprüft wird. Sollten wir FunnelCockpit künftig nicht mehr einsetzen, entfällt dieser Abschnitt.

Terminbuchung mit meetergo

Auf unseren persönlichen Demo-Seiten können Sie über die Schaltfläche „Persönliches Gespräch buchen“ einen Video-Call mit uns vereinbaren. Dafür nutzen wir den Terminbuchungsdienst meetergo der meetergo GmbH, Hauptstraße 44, 40789 Monheim am Rhein, Deutschland.

meetergo wird nicht beim Aufruf der Seite geladen. Erst wenn Sie auf „Persönliches Gespräch buchen“ klicken, lädt Ihr Browser ein Skript von meetergo und öffnet das Buchungsfenster als Overlay über der Seite. Vor diesem Klick stellt die Seite keine Verbindung zu meetergo her.

Mit dem Klick verbindet sich Ihr Browser mit Servern von meetergo (cdn.meetergo.com, cal.meetergo.com, media.meetergo.com, io.meetergo.com und app-api.meetergo.com). Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, Informationen zu Browser und Endgerät sowie die Adresse der Demo-Seite, von der aus Sie das Buchungsfenster öffnen (Referrer), an meetergo übertragen werden.

Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeitet meetergo zusätzlich die Angaben, die Sie im Buchungsformular freiwillig eingeben, und den von Ihnen gewählten Termin. Wir nutzen diese Daten, um den Termin mit Ihnen zu vereinbaren und den gewünschten Video-Call durchzuführen.

Mit der Buchung fragen Sie ein Gespräch über unsere Leistungen an. Die Verarbeitung erfolgt daher zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Buchen Sie den Termin als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter für ein Unternehmen, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit geschäftlichen Interessenten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die technische Datenübertragung beim Öffnen des Buchungsfensters ist erforderlich, um Ihnen die angeforderte Terminbuchung anzuzeigen, und beruht auf denselben Rechtsgrundlagen.

meetergo verarbeitet die Buchungsdaten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Ob meetergo im Buchungsfenster Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzt und wie lange meetergo Daten speichert, beschreibt meetergo in seiner Datenschutzerklärung: https://meetergo.com/datenschutz

Resend (Transaktions-E-Mail)

Für den Versand automatischer, transaktionsbezogener E-Mails -- etwa Bestätigungen von Kontaktanfragen oder Bestellungen -- setzen wir den E-Mail-Versanddienst Resend ein. Hierfür verarbeitete Daten umfassen insbesondere die für den jeweiligen Vorgang notwendigen Kontakt- und Inhaltsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

Kundenkonto und Dashboard

Für unsere B2B-Kunden stellen wir ein Kundenkonto mit Anmeldebereich (Portal bzw. Verwaltungsbereich) bereit, über das Unternehmensdaten, Mitarbeiterzugänge, Wissensdaten und -- soweit gebucht -- Vertrags- und Abrechnungsinformationen eingesehen und verwaltet werden können.

Für die Anmeldung setzen wir die Authentifizierungsfunktion von Supabase ein. Dabei wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das Ihre Anmeldung über mehrere Seitenaufrufe hinweg aufrechterhält (siehe „Cookies und technisch notwendige lokale Speicherung“).

Bestellung, Vertrag und Zahlung

Im Rahmen einer Bestellung verarbeiten wir die für die Vertragsdurchführung und Abrechnung erforderlichen Daten, insbesondere Unternehmens- und Ansprechpartnerdaten, Rechnungsanschrift, das gewählte Leistungspaket sowie den Abrechnungs- bzw. Zahlungsstatus.

Die Zahlung und die Abrechnung des Abonnements wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe ab (siehe „Zahlungsabwicklung mit Stripe“). Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unserer Kunden prüfen wir bei der Einrichtung über das VIES-System der Europäischen Kommission (siehe „Prüfung der USt-IdNr. über VIES“).

Vertrags-, Rechnungs- und Bestelldaten unterliegen regelmäßig handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Eine pauschale automatische Löschung dieser Daten findet daher nicht statt; die konkret einschlägigen gesetzlichen Fristen prüfen wir gesondert.

Prüfung der USt-IdNr. über VIES

Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmen. Kunden aus Deutschland und Österreich geben bei der Einrichtung ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) an. Nach dem Speichern Ihrer Firmendaten und spätestens beim Abschluss der Einrichtung prüfen wir diese Nummer automatisch über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem VIES (VAT Information Exchange System) der Europäischen Kommission. So wollen wir feststellen, ob die Nummer gültig ist, und den Umsatz steuerlich korrekt behandeln, insbesondere bei der Abrechnung im Reverse-Charge-Verfahren. Das Ergebnis der Prüfung ist keine Voraussetzung für Bestellung und Zahlung: Bestätigt VIES die Nummer nicht oder ist VIES nicht erreichbar, können Sie die Einrichtung trotzdem abschließen. Wir kennzeichnen den Vorgang dann intern als prüfungsbedürftig; die Prüfung kann später erneut durchgeführt werden.

Die Prüfung erfolgt ausschließlich von unserem Server aus. An VIES übermitteln wir nur den Ländercode und die USt-IdNr.; Angaben zu uns als anfragendem Unternehmen übermitteln wir nicht. VIES meldet zurück, ob die Nummer gültig ist, und das Datum der Abfrage. Ob VIES darüber hinaus Name und Anschrift des Unternehmens zurückgibt, hängt vom jeweiligen Mitgliedstaat ab.

Zu jeder Prüfung speichern wir als Nachweis: die geprüfte USt-IdNr., das Land, das Ergebnis (gültig, ungültig oder vorübergehend nicht prüfbar), den Zeitpunkt der Prüfung, das von VIES gemeldete Abfragedatum, bei einer nicht möglichen Prüfung einen technischen Fehlercode sowie eine Prüfsumme über diese Angaben. Gibt VIES bei einem gültigen Ergebnis Name und Anschrift zurück, speichern wir diese ebenfalls; bei anderen Ergebnissen speichern wir sie nicht. Außerdem speichern wir, über welches Benutzerkonto die Prüfung ausgelöst wurde. Diese Nachweise lassen sich nachträglich nicht verändern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Prüfung für den Vertragsschluss und die korrekte Abrechnung erforderlich ist. Soweit dabei Daten von Personen verarbeitet werden, die für ein Unternehmen handeln, stützen wir dies auf unser berechtigtes Interesse an der steuerlich korrekten Abrechnung und deren Nachweis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Nachweise bewahren wir zusammen mit den übrigen Vertrags- und Abrechnungsunterlagen auf (siehe „Speicherdauer“).

VIES wird von der Europäischen Kommission betrieben; die Angaben stammen aus den Datenbanken der Steuerverwaltungen der Mitgliedstaaten. Informationen zu VIES und zum Datenschutz bei VIES stellt die Europäische Kommission unter https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ bereit.

Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für den Checkout, die Zahlung per Karte, Apple Pay oder Link, die Verwaltung des monatlichen Abonnements und die Erstellung von Rechnungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein. Anbieter ist Stripe, LLC, 354 Oyster Point Boulevard, South San Francisco, CA 94080, USA.

Wenn Sie „Einrichtung abschließen & zur Zahlung“ wählen, legen wir bei Stripe ein Kundenkonto für Ihr Unternehmen an. Dafür übermitteln wir den Firmennamen, die Rechnungsanschrift, die E-Mail-Adresse für Vertrag und Rechnung, die bei uns geprüfte USt-IdNr., die Angabe, dass im Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet wird, das gebuchte Paket mit Preis sowie interne Kennungen Ihres Unternehmens und Ihrer Bestellung. Anschließend leiten wir Sie auf eine Zahlungsseite von Stripe weiter.

Welche dieser Zahlungsarten angezeigt werden, hängt von Ihrem Gerät und Browser ab. Apple Pay steht nur auf dafür geeigneten Apple-Geräten zur Verfügung; die Zahlung geben Sie dann über die Wallet Ihres Geräts frei, dabei gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Apple. Link ist ein Dienst von Stripe, mit dem Sie Zahlungsdaten in einem eigenen Link-Konto speichern und wiederverwenden können. Für Ihr Link-Konto ist Stripe nach eigenen Angaben eigenständig verantwortlich; ob Sie Link nutzen, entscheiden Sie selbst.

Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt auf der Zahlungsseite von Stripe, in Ihrer Apple Wallet oder in Link ein. Stripe verarbeitet sie; vollständige Zahlungsdaten erhalten und speichern wir nicht. Von Stripe erhalten wir nur, was wir für Vertrag und Buchhaltung benötigen: insbesondere Kennungen von Kundenkonto, Abonnement, Rechnung und Zahlung, Betrag, Zahlungsstatus, Abrechnungszeitraum, die Zahlungsart und gegebenenfalls den Grund einer fehlgeschlagenen Zahlung.

Stripe verarbeitet diese Daten für die Zahlungs- und Abonnementabwicklung in unserem Auftrag. Für bestimmte Zwecke, etwa um betrügerische Transaktionen zu erkennen und zu verhindern oder eigene gesetzliche Pflichten zu erfüllen (zum Beispiel zur Geldwäscheprävention), handelt Stripe nach eigenen Angaben als eigenständig Verantwortlicher.

Stripe verarbeitet Daten auch in den USA. Stripe, LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht. Zusätzlich setzt Stripe Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Verarbeiten wir Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, die für ein Unternehmen handeln, stützen wir dies auf unser berechtigtes Interesse an der Abwicklung des Vertrags mit diesem Unternehmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir auf, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/privacy

Cookies und technisch notwendige lokale Speicherung

Unser öffentliches Chat- bzw. Sprach-Widget für den digitalen Mitarbeiter setzt selbst weder Cookies noch sonstige lokale Speicherung in Ihrem Browser (kein LocalStorage, SessionStorage oder IndexedDB). Die Zuordnung Ihrer laufenden Unterhaltung erfolgt ausschließlich serverseitig für die Dauer der jeweiligen Sitzung.

Für andere Bereiche unserer Website können hingegen folgende, technisch notwendige Speicherungen zum Einsatz kommen:

• Ein Sitzungs-Cookie unseres Anmeldedienstes (Supabase Auth) für den Kundenkonto- bzw. Verwaltungsbereich, um Sie während Ihrer Anmeldung wiederzuerkennen.
• Technisch notwendige, lokal in Ihrem Browser gespeicherte Angaben (z. B. Warenkorbinhalt oder Spracheinstellung) in einzelnen Bestell- bzw. Shopbereichen, soweit diese angeboten werden.

Diese Speicherungen sind für die Funktion der jeweiligen Seite technisch erforderlich; wir setzen sie auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TTDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Über die genannten Zwecke hinausgehende Cookies für Analyse, Marketing oder Tracking setzen wir nicht ein.

Internationale Datenübermittlungen

Einzelne der oben beschriebenen Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, insbesondere in den USA. Details zum jeweiligen Anbieter und den dabei betroffenen Daten finden Sie in den vorstehenden, dienstspezifischen Abschnitten.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, von Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Garantien. Auf Anfrage informieren wir Sie über die jeweils einschlägigen Garantien.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Konkret gilt:

• Reguläre Chat-Unterhaltungen: grundsätzlich 24 Stunden nach der letzten Nachricht.
• Demo-Kunden, die nicht in ein reguläres Kundenverhältnis überführt werden: grundsätzlich 30 Tage nach Ablauf der Demo.
• Nicht erfolgreiche Kontakt- und Interessentenanfragen: grundsätzlich 90 Tage.

Für die operativen Daten zahlender Kunden ist nach Vertragsende ein Wiederherstellungszeitraum von grundsätzlich 30 Tagen vorgesehen, nach dessen Ablauf die Daten gelöscht werden sollen. Die dafür notwendige automatische technische Löschung ist derzeit noch nicht umgesetzt, da hierfür zunächst ein zuverlässiges technisches Signal für das tatsächliche Vertragsende geschaffen werden muss; bis dahin erfolgt eine Löschung nach Vertragsende manuell.

Vertrags-, Rechnungs-, Bestell- und Zahlungsdaten einschließlich der Nachweise zur Prüfung der USt-IdNr. löschen wir nicht pauschal automatisch, da hierfür regelmäßig gesetzliche, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sind.

Auftragsverarbeitung für unsere B2B-Kunden

Soweit wir personenbezogene Daten der Websitebesucherinnen und -besucher, Interessenten oder Kundinnen und Kunden unserer B2B-Kunden im Rahmen des digitalen Mitarbeiters verarbeiten, geschieht dies im Auftrag des jeweiligen Unternehmens. Für dieses Auftragsverhältnis schließen wir mit unseren B2B-Kunden eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Empfänger und weitere Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, etwa für Hosting, Datenbank, KI-gestützte Funktionen, Sprachausgabe, Formulare, E-Mail-Versand oder Zahlungsabwicklung. Mit diesen Dienstleistern schließen wir, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Wir geben personenbezogene Daten im Übrigen nur weiter, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe rechtlich verpflichtet sind.

Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten angemessen zu schützen, insbesondere Verschlüsselung der Übertragung (TLS/HTTPS), rollenbasierte Zugriffskontrollen sowie eine strikte mandantenbezogene Datentrennung zwischen unseren einzelnen B2B-Kunden auf Datenbankebene. Einen vollständigen Schutz vor jeglichem Risiko können wir, wie jeder Anbieter, nicht garantieren.

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung Ihrer Daten gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Sie können Ihre Rechte über die oben genannten Kontaktdaten geltend machen.

Widerspruch

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen.

Widerruf von Einwilligungen

Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über die oben genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht

Sie haben unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Automatisierte Entscheidungen

Der digitale Mitarbeiter beantwortet Ihre Anfragen automatisiert mit Unterstützung Künstlicher Intelligenz. Dabei handelt es sich nicht um eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigender Wirkung; die Kommunikation dient der Information und Beantwortung Ihrer Fragen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitungen oder rechtliche Vorgaben ändern.